후지제록스, 미래에셋생명 ‘통합인쇄문서관리센터’ 구축

[이뉴스투데이 김성욱 기자] 한국후지제록스는 미래에셋생명에 ‘통합인쇄문서관리센터(Total Document Center, TDC)’를 구축하고 운영을 시작했다고 18일 밝혔다.

미래에셋생명 TDC는 사내에서 제작되는 마케팅 홍보물, 제안서 및 교육자료 등 다양한 인쇄물의 생성부터 보관, 폐기까지 모든 문서 관련 업무 프로세스를 통합 관리하는 공간이다. 한국후지제록스는 이번 프로젝트를 위해 지난 6개월간 미래에셋생명 문서 환경 및 업무 프로세스에 대한 분석과 컨설팅을 진행했다.

TDC는 미래에셋생명의 ▲스마트 워크 프로세스 수립 ▲핵심업무 집중을 위한 환경 제공 ▲문서 및 개인정보 보안 강화를 실현하며 전사적 문서 관련 비용 절감뿐만 아니라 직원들의 업무 생산성과 효율성까지 향상시킬 것으로 보고 있다.

미래에셋생명은 TDC 구축을 통해 연간 인쇄 문서관리 관련 총비용(Total Cost of Ownership)을 약 19.8% 절감할 것으로 예상하고 있다.

TDC에는 인쇄 전문가, 편집 디자이너 등 총 5명의 전문가가 상주한다. 이들은 제안서, 초청장, 보험 약관, 상품 안내서 등 모든 인쇄물 관련 상담 및 제작, 발주, 재고 관리 등의 서비스를 제공한다. ‘디자인 헬프데스크’ 운영 및 내부 전문가 투입을 통해 비핵심 업무를 줄이고 디자인, 교정, 승인 업무 등 직원들의 요구에 즉각적으로 대응할 수 있도록 워크플로우를 개선했다. 이에 따라 연간 약 77% 내부 인력 투입 시간 제거 효과 및 약 81% 상당의 투입 비용 절감 효과를 기대하고 있다.

미래에셋생명은 문서 스캔 아웃소싱 서비스를 적용해 문서 보안을 한층 강화할 예정이다. TDC는 한국후지제록스 담당 직원이 스캔 업무를 포함해 고객 개인 정보가 담긴 자료 및 사내 기밀자료 등을 통합적으로 관리해 정보 유출을 차단한다. 한국후지제록스는 중요한 서류들의 문서 보안을 위해 스캔된 인쇄물은 분류 과정을 거쳐 바로 서류 스캔 시스템에 업로드할 수 있도록 프로세스를 개선했다. 이를 통해 보안이 필요한 실물 문서가 사내에 유통되지 않도록 했다.

미래에셋생명 관계자는 “TDC는 미래에셋생명 직원들의 업무 생산성과 효율성을 향상시키기 위한 혁신의 출발점”이라며 “이를 통해 워크 다이어트(Work Diet)를 실현하고 모든 임직원들이 핵심업무에 집중할 수 있는 근무환경을 조성할 수 있을 것으로 기대한다”고 말했다.

김현곤 한국후지제록스 사업본부장은 “이번 프로젝트의 핵심은 효율적 문서관리 시스템을 구축해 고객의 비즈니스 성장을 돕는 것”이라며 “TDC를 통해 미래에셋생명의 업무 프로세스와 환경 개선을 위한 노력을 지속적으로 펼쳐 나가겠다”고 밝혔다.